为进一步加强对医学部校区会议室、报告厅、工会活动室等场所(以下统称“会议室”)的管理,提高使用效率,确保各类会议及活动规范有序进行,结合医学部校区实际,特制定本办法。
第一条 会议室管理范围
名称 |
位置 |
座位数 |
备注 |
报告厅 |
新楼一层 |
330 |
阶梯式 |
新楼会议室 |
新楼一层 |
80 |
椭圆桌 |
四楼会议室 |
行政楼四层 |
60 |
椭圆桌 |
三楼会议室 |
行政楼三层 |
16 |
沙发 |
工会活动室 |
第二条 会议室使用范围
各会议室只用于由医学部及校区各注册绑卡秒送68主办、承办的各类会议、培训等,不对个人及外单位开放,严禁举办涉及商业性质的各类活动。使用范围如下:
(1)报告厅用于召开各类大型会议、学术报告、讲座、培训、典礼等。
(2)工会活动室用于医学部校区各分工会组织的座谈、节目排练及其他小型文娱活动。
(2)其它会议室用于校区内各类工作会议及会谈。如遇特殊情况,由医学部综合管理办公室协调安排。
第三条 会议室管理
(1)会议室由综合管理办公室统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。
(2)会议室使用遵循先紧急性会议后一般性会议的原则,优先满足全局性会议使用。若时间安排上有冲突,原则上按申请时间先后顺序确定。
(3)会议室内设施由综合管理办公室安排专人负责,任何单位和个人不得擅自使用会议室、操作多媒体设备,以及更改设施设备摆放位置;不允许乱钉、乱挂其它标识。
(4)使用单位需派专人负责协调、管理会议相关事宜。负责会务工作及会场布置,所产生费用由使用单位负担。
(5)使用单位要爱护会议室的各类设施,自觉维护环境卫生。会议结束后,使用单位应及时通知管理人员,一同检查会议室内各类设施,并进行清理后方可离开会场。如有设施损坏、丢失等现象,由使用单位负责赔偿。对于违反规定和不配合管理的单位,将暂停其使用。
第四条 审批程序
(1)实行预约审批制度。使用单位须提前3个工作日向综合管理办公室预约,综合管理办公室根据会议级别及申请先后顺序进行统一安排。
(2)预约成功后填写《会议室使用申请表》(附件2),报综合管理办公室办理使用手续。
(3)参加人数超过200人的会议须提前到医学部校园管理办公室备案,由校园管理办公室对使用单位制定的治安、消防等突发事件的安全措施进行审核。
第五条 附 则
(1)上级单位或属地相关部门安排的活动,由综合管理办公室协调安排,并报医学部主任批准后方可使用。
(2)本《办法》自发布之日起执行,由综合管理办公室负责解释。
会议室(报告厅、工会活动室)使用申请表
使用单位 |
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使用地点 |
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使用时间 |
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联 系 人 |
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联系电话 |
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会议名称 |
(使用单位需提供完整、准确的会议名称,办公室依此制作电子条幅,审批后不得随意更改) |
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参会人员及人数 (注明校内、校外参会人数) |
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安全措施:(安全措施:200人以上活动需制定安全预案报校园管理办公室备案、审核。)
审核签字: (盖章) |
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布置会场时间及要求:
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使用单位意见 |
单位负责人签字: (盖章) |
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综合管理办公室 审批意见 |
签字: |
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(上联交综合管理办公室留存,下联由办公室填写并加盖公章后交管理人员)
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(单位)于 年 月 日 时 分至 月 日 时 分
使用 (场所),召开 (会议),
联系人: ,联系电话: 。